Archivieren -
Oder vom Wunsch der Ewigkeit
von Philipp Steiner
Wie lange muss ich als Schweizer Unternehmen Akten und Dokumente aufbewahren? Nach welcher Zeit gibt mein USB Stick den Geist auf? In welche Richtung entwickelt sich das Archivieren in der Schweiz? Und womit strebt “Memory of Mankind” die Ewigkeit an? Wir tauchen ein in die faszinierende Welt des Archivierens.
Aufbewahrungsfristen für Schweizer Unternehmen
Für gewisse Dokumente besteht in der Schweiz eine Aufbewahrungspflicht. Während einer gesetzlich definierten Zeit müssen diese Unterlagen unveränderlich aufbewahrt werden und sind innerhalb einer angemessenen Frist einsehbar.
Wer ist aufbewahrungspflichtig?
Laut Rechnungslegungsgesetz sind alle Einzelfirmen und Personengesellschaften zur Aufbewahrung der Geschäftsbücher verpflichtet.
Was muss aufbewahrt werden?
Aufzubewahren sind Geschäftsbücher, Buchungsbelege, der Geschäftsbericht sowie der Revisionsbericht (falls Pflicht besteht diesen zu erstellen).
Wann beginnt die Aufbewahrungspflicht?
Laut Schweizer Obligationenrecht (Art. 958f) beginnt die Aufbewahrungspflicht nach Ablauf des laufenden Geschäftsjahres und beträgt danach in der Regel 10 Jahre.
Ausnahme - Geschäftsunterlagen im Zusammenhang mit Grundstücken müssen 20 Jahre lang aufbewahrt werden. Zudem endet dessen Aufbewahrungspflicht erst mit der Verjährung, wenn nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht die Verjährung der Steuerreform, auf welche sich die Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere beziehen noch nicht eingetreten ist.
Wie muss ich aufbewahren?
In der Schweiz besteht eine Aufbewahrungspflicht in Papierform für Geschäfts- und Revisionsbericht (unterzeichnet und im Original).
Gegensätzlich dazu dürfen Geschäftsbücher, Buchungsbelege, und die Geschäftskorrespondenz auch in elektronischer Form oder auf vergleichbare Weise aufbewahrt werden. Die Aufbewahrung muss dabei so gestaltet werden, dass die Unterlagen nicht abgeändert werden können, ohne dies nachzuweisen (Anforderungen der Integrität). Archivierte und Aktuelle Inhalte sind zu trennen.
Art der Dokumente | Aufbewahrungsfrist |
Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und sonstige Aufzeichnungen im Zusammenhang mit der Mehrwertsteuer | Allgemein 10 Jahre 20 Jahre für Geschäfts-Unterlagen, die mit unbeweglichen Gegenständen zusammenhängen |
| Geschäftsbericht (Bilanz, Erfolgsrechnung, Anhang, Mittelflussrechnung) und Revisionsbericht zwingend: in Papierform und unterzeichnet | 10 Jahre nach Ablauf des Geschäftsjahres 10 Jahre nach Löschung der Gesellschaft |
| Geschäftsbücher / Buchhaltung / Buchhaltungsbelege / Geschäftskorrespondenz mit Buchungsrelevanz (auch E-Mail und sonstige elektronische Kommunikation) | 10 Jahre nach Ablauf des Geschäftsjahres 10 Jahre nach Löschung der Gesellschaft |
| Steuerunterlagen | 15 Jahre (für den Kanton Zürich) |
| Auserlesene Personalakten, Akten die für Sozialversicherungen und Lohndeklarationen oder für die Erstellung und Begründung eines Arbeitszeugnisses und für Referenzauskünfte notwendig sind | bis 10 Jahre nach Austritt eines Mitarbeiters |
Mietzins-, Arzt- und Handwerkerrechnungen, Lohnforderungen und Versicherungsprämien | 5 Jahre |
| Belege für den Kontostand zur Zeit der Heirat, Pensionskassenunterlagen, Belege über ausbezahlte Erbschaften und Schenkungen sowie Quittungen von teureren Anschaffungen für die Hausratversicherung bei einem eventuellen Schadenfall | unbegrenzt |
Quelle: Agro Treuhand Region Zürich
Erlaubte Informationsträger für Geschäftsdokumente
Unveränderbare Datenträger wie Papier und DVD-R sind problemlos erlaubt. Veränderbare Datenträger wie USB-Sticks und Festplatten benötigen nachträgliche Absicherungen wie einen digitalen Zeitstempel.
Lebensdauer verschiedener Datenträger
Sollten Daten über einen längeren Zeitraum hinweg beständig aufbewahrt werden, so sollte ein Blick auf die jeweilige Lebensdauer verschiedenen Datenträger geworfen werden. Denn auch elektronische Datenträger geben einmal den Geist auf oder sind dem physikalischen Zahn der Zeit ausgesetzt. Ein Festplattenlaufwerk im laufenden Betrieb wird etwa eine durchschnittliche Lebensdauer von nur 5 Jahren zugeteilt.
Pergament (Tierleder) und Papier etwa können bei guter Lagerung mehrere hundert Jahre überdauern. Die Diamant Sutra etwa gilt heute mit 1145 Jahren als ältestes Buch der Welt. Publikationen aus der ersten Hälfte des 20. Jahrhunderts wurden dann auf Papier gedruckt, dass sich durch Säurefrass zersetzt. Ältere Papierdokumente sind in der Regel robuster. Allerdings kann auch bei ihnen ein ähnlicher Sersetzungs-Effekt eintreten, wenn in der Tinte ein Gallussäureüberschuss oder Eisenvitrolüberschuss besteht.
Auch Analoge Filme, Fotos und Magnetbänder haben eine begrenzte Haltbarkeit. Noch geringer ist die Lebensdauer bei digitalen Speichermedien wie Disketten, Festplatten und gebrannten CDs sowie DvDs. Diese verlieren ihre strukturierten Daten durch Umwelteinflüsse (nahe, starke Magnetfelder) oder durch chemische oder physikalische Einwirkungen (andauernde UV-Strahlung auf CDs).
Bei der Langzeitarchivierung stösst die digitale Aufbewahrung an ihre Grenzen. Denn oft scheitert die Datenlesbarkeit etwa daran, dass passende Lesegeräte und Programme mit der Zeit nicht mehr verfügbar sind. Auch entwickelt sich die Software ständig weiter, womit auch die Kompatibilität mit älteren Lesegeräten berücksichtigt werden muss. Dies kann unter Umständen teuer werden.
Bei der digitalen Archivierung ist es deshalb umso wichtiger, die Daten rechtzeitig vor dem Datenzerfall wieder zu kopieren. Deshalb kann es sogar durchaus Sinn machen, elektronisch gespeicherte Daten wieder in die nicht elektronische Form zurück zu wandeln.
Memory of Mankind (MOM)
Martin Kunze geht mit seiner Vision zurück zu den Wurzeln. Dabei und setzt er mit seinem 2012 gegründeten Archiv aufs ganze. Das Projekt “Memory of Mankind” verwendet den Datenträger mit der längsten nachgewiesenen Lebensdauer: Keramik.
Denn das Projekt will die wichtigsten Errungenschaften aus unserer heutigen Zeit für spätere Generationen, Kulturen oder sogar Zivilisationen möglichst lange und unveränderlich aufbewahren. In verschiedenen, thematisch gegliederten Projektwellen werden die wichtigsten Dokumente der Menschheit gesammelt und auf eine Keramiktafel gebündelt.
Die Informationen reichen von Standorten von Atommülllagerstätten, Leitartikel von Zeitschriften bis zu Zeitzeugen, wie Hochzeitfotos oder sogar Facebookprofile. Eine einzige dieser Tafeln ist 20 auf 20 Centimeter gross und soll bis zu 50’000 Zeichen mit einer Auflösung von 300dpi tragen können. Schrift und Bild wird mit einer widerstandsfähigen Pigmentfarbe auf das Keramik eingebrannt. Gelesen wird danach mit der Lupe!
Aktuell sollen in der Kampagne “A Thousand Books for a Million years” (zu Deutsch: Tausend Bücher für eine Million Jahre) die wichtigsten literarischen Werke gebündelt werden. Eine Begleittafel mit Leseanleitung soll dem zukünftigen Finder beim Interpretieren behilflich sein. Nicht dass die Hieroglyphen erneut entziffert werden müssen…
Ist eine Projektwelle dann mal abgeschlossen, so wird es fein säuberlich als Zeitkapsel in einer Keramikbox archiviert. Der Aufbewahrungsort befindet sich in einer Salzmine in Hallstatt (Österreich), wo geeignete Rahmenbedingungen herrschen. Das Salz an den Wänden trocknet die Luft aus und hat plastilin ähnliche Eigenschaften um Risse wieder zu verschliessen.
Um das Archiv vor der Vergessenheit zu bewahren, wird ein sogenannter Token aufbewahrt und von Generation zu Generation weitergereicht. Auf diesem ist beidseitig eine Karte mit Standort des Minenarchivs eingebrannt.
Ausstattung fürs klassische Archiv
Archivboxen von Boldini sind die Klassiker. Weiteres Zubehör gibt’s auch von Biella und Emo. Jetzt bestellen:
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