Couverts - Richtig verwenden
und versenden
von Philipp Steiner
Geht bei Dir wieder mal richtig die Post ab? Dann lohnt es sich ein Couvert griffbereit zu halten. Das Kuvert mit K bleibt dabei getrost in der Schublade. Wir informieren über Lesezone, DIN Formate, Verschlussarten und vieles mehr.
Couvert oder Kuvert
Zum Beginn machen wir gleich reinen Tisch, greifen zum Duden und wollen wissen, wie es um die Rechtschreibung steht. Couvert kommt vom französischen couvrir (für bedecken) und bedeutet übersetzt eigentlich Besteck. Wir haben es mit einem sogenannten “falschen Freund” zu tun.
Denn während wir uns beim Briefumschlag im schweizerdeutschen Sprachraum mit einem vermeintlichen Fremdwort (dem Couvert) begnügen, spricht die Französin korrekterweise vom “enveloppe”. Demnach gehört das Couvert jenseits der französischen Grenze in den Geschirrschrank, und nicht in den Briefkasten.
Das Kuvert mit K lässt man in der Schweiz übrigens getrost in der (Vokabular-)Schublade verstauben. Diese Variante ist nur in Deutschland anzutreffen. Da raten wir dann im schönsten Schriftdeutsch auch gleich zur “Briefhülle” oder dem “Briefumschlag”.
Couvert - Richtig beschriften und gestalten
Wichtig: Die Vorgaben für verschiedene Zonen gelten für alle Briefformate mit Ausnahme von Grossbriefen im Hochformat.
Die 5 Zonen
Lesezone
- Adresse in Längsrichtung geschrieben
- Einen Mindestabstand von 12 mm (Querformat) und 40 mm (Hochformat) zum Umschlagrand einhalten
Adressfeld
- Muss innerhalb der Lesezone sein
- Muss weiss oder allenfalls hell getönt sein (max. 20% Farbanteil resp. 10% mit Schwarz)
Frankierzone
- Bereich für die Briefmarke / Frankierung
Codierzone
- Muss weiss oder allenfalls hell getönt sein (max. 20% Farbanteil resp. 10% mit Schwarz)
Werbezone
- Hier können ohne Einschränkung Aufdrucke und Werbefenster platziert werden.
- Mindestens 12mm Abstand zum Umschlagrand
- Ausserhalb der Werbezone keine Aufdrucke, Vermerke oder Klebezettel anbringen
Weitere Rahmenbedingungen:
- Adresse oder Fenster dürfen nicht umrandet werden
- Nachbilden von Zeichen oder Klebezetteln der Post ist nicht gestattet
- Maschinelle Verarbeitung muss gewährleistet bleiben
- Bei abweichender Sendung kann ein Zuschlag für Spezialsendungen fällig werden
Spezifikation “Briefgestaltung von A-Z” der Schweizer Post
Auf Nummer sicher gehen:
Gratis Gut zum Druck Onlineservice der Schweizer Post
Worin unterscheiden sich Couverts?
Briefumschläge gibt es vielleicht in mehr Variationen als die Schweiz Adressen besitzt. Hier die wichtigsten Unterscheidungsmerkmale:
Format
Grundlage ist hier das DIN 476, die Deutsche Norm für bekannte Papierformate. Darin enthalten sind die Reihen A , B, C und D. DIN A0 entspricht 1 Quadratmeter an Papier. Folgeformate ergeben sich durch Halbierung und werden in der Bezeichnung numerisch erhöht. Zum Beispiel A0, A1, A2 und so weiter.
Die Seitenlänge steht im Verhältnis 1: Wurzel 2, also einem Seitenverhältnis von 1:1,6 und nicht wie manchmal angenommen der Goldene Schnitt.
A-Format (DIN A0 bis A8)
“Fertigformate” und Grundlage für alle weiteren Formate
B-Format (B0 bis B10)
Unbeschnittenes Druckbogenformat. Hat die grössten Masse der Reihe. Geeignet für Briefhüllen, Hefter und Ordner. Verbreitet im Buchdruck und kann für Zeitungen verwendet werden
C-Format (C0 bis C10)
Masse für Versand- und Briefhüllen sowie Briefumschläge. Das Standardformat für Couverts ist DIN C5. Weiterhin üblich sind die Formate B4, C4, C6, und C5/6. Letzteres ist eine Ausnahme und wird aus der kurzen Seite des C5 und der langen Seite des C6 Couverts erstellt.
Für den Versand eines A-Formats wird das entsprechende C-Format gewählt (A4 Briefpapier in C4 Couvert). Das C-Format hat wiederum in einem B-Format Platz. Die Höchstmasse im Postverkehr orientierten sich an der B-Reihe.
Die Masse der gängigsten Couverts sind:
DIN-C
C5 (Standard) - 229x162 mm (beim Versand von Rechnungen, Format A4, 1x gefalzt auf A5)
C4 - 280x229 mm (bei Versand von Brief(-papier) A4)
C6 - 162x114 mm (bei Versand von (Gruss-)Karten)
C5/6 - 229x114 mm (bei Versand von Rechnungen mit aufgedrucktem Einzahlungsschein, Format A4, 2x gefalzt)
DIN-B
B4 - 353x250 mm (bei Versand von mehrseitigen Broschüren, Format A4, Dokumentenmappe)
B5 - 176x250 mm (bei Versand von mehrseitigen Broschüren, Format A5)
Fenster
Brieffenster sind sowohl rechts oder links eines Couverts möglich.
Wichtig ist, dass es sich dabei noch innerhalb der Lesezone befindet. Das Adressfenster muss aus einem transparenten und nicht reflektierendem Material bestehen.
Fenster und Adressierung sind so abzustimmen, dass keine Angaben sichtbar werden, die nicht zur Adresse gehören. Adresse und allfällige Barcodes oder Datamatrix-Codes müssen vollständig lesbar bleiben.
Für Adressfenster bei Grossbriefen im Hochformat gelten dieselben Bestimmungen wie für normalformatige Sendungen.
Verschluss
Schon mal gefühlt unendliche Couverts mit einem Nassklebeverschluss verschlossen? Etwa für eine Hochzeit oder die Vereinseinladung? Dann kann deine Zunge bestimmt ein Lied von der Speichelproduktion singen.
Für den manuellen Versand wird deshalb normalerweise der praktische Haftklebeverschluss verwendet.
Ein Nassklebeverschluss kommt idealerweise beim maschinellen Versand zum Zug.
Klappe
Apropos maschineller Versand. Ein beinahe unscheinbares Detail ist in der Klappe zu finden. Bei den meisten Couverts ist diese sowieso “innenliegend” (siehe Bild: linkes Couvert).
Für die maschinelle Verarbeitung wird allerdings eine “aussenliegende” Klappe empfohlen (siehe Bild: rechts Couvert). Damit verringert sich das Risiko eines Papierstaus während der Verarbeitung.
Sonderformen von Couverts
Für ausgefallene oder sensible Briefsendungen:
Material
Natürlich ist das Couvert auch in verschiedenen Materialien verfügbar.
Couverts aus Papier etwa kommen schlicht und geschmacksneutral daher. Daneben gibt es auch eine Recycling-Variante, oder verschiedene Farben für Sendungen mit besonderer Ankündigung.
Muss ein Schwergewicht versendet werden, kommt ein Wertcouvert aus Kraftpapier zum Einsatz. Ideal für Lohnauszahlungen. Heute wird darin etwa noch der Militärsold ausgehändigt.
Bei sensiblen Daten kommt das Sicherheitscouvert zum Zug. Dieses ist sichtundurchlässig mit Security-Innendruck und ist von Dokumentenschützern zertifiziert.
Als Variante ist dieses zudem aus reissfestem Papier erhältlich. Wir haben es selbst ausprobiert und sind an unsere Grenzen gekommen!
Nützliche Infos
Versand und Frankierung (via Post)
Hier bietet die Post einen praktischen Briefporto-Rechner an:
WebStamp
Möchtest Du bequem und einfach personalisierte Briefmarken mit deinen eigenen Bildern erstellen, dann bist du mit WebStamp der Schweizer Post gut bedient. Eignet sich für spezielle Anlässe wie Weihnachten oder ein Jubiläum. Abgerechnet wird gleich über die Post. Die dazugehörigen Etiketten sind natürlich bei uns im Shop erhältlich!
Bedruckte Couverts
Ofrex bietet auch massgeschneiderte Lösungen für Couverts an. Für massgeschneiderte Lösungen kannst Du dich direkt im Ofrex-Chat an uns wenden.
Anfrage via Chat mit folgenden Daten:
- Couvertgrösse
- Druckmaterialien einsenden -> Druckfertige Vorlage!
- Ein-/Mehrfarbig?
- Menge/Auflage
Rund ums Couvert
Extras und Ergänzungen für Briefsendungen
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