ORDNUNG AM ARBEITSPLATZ -
DAS OFREX-KAIZEN

Gute Organisation/Ordnung am Arbeitsplatz spart Zeit und letztendlich auch Geld (aus Sicht der Firma/als Unternehmer). Menschen verbringen durchschnittlich 10 % ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach dem benötigten Unterlagen. Und es macht einfach mehr Spass, ein aufgeräumtes Büro zu betreten und die tägliche Arbeit ohne Verzögerung zu starten. Interessanterweise klagen viele Leute über zu wenig Zeit. Spätestens, wenn sie ihre Dossiers suchen, «haben» sie diese dann unweigerlich.

 

Wie schwer sich die Menschen das Leben machen, wo es doch so einfach sein könnte. Vor lauter Stress nehmen sich die Wenigsten Zeit, das, was sie täglich tun, mal genauer anzuschauen, dafür fehlt ihnen paradoxerweise die Zeit. Lieber strengen sie sich mehr an, ärgern sich regelmässig über die gleichen Abläufe, die nicht funktionieren. Oder haben keine Idee, wie sie die Situation optimieren könnten. Das fängt schon damit an, dass die Büros wenig effizient eingerichtet sind (lange Wege zum Drucker). Und ja, Bewegung ist gesund, jedoch nicht die Hauptmotivation während der Arbeit.

 

Ich liebe Outlook und terminiere mir Aufgaben gerne. Was soll ich alles in mein Gedächtnis packen, wenn ich einen Helfer habe? Eine klare Trennung zwischen noch nicht bearbeiteten und bereits in Arbeit befindlichen Pendenzen ist hilfreich. Jedes Papier soll möglichst nur einmal in die Hand genommen werden. Und bevor es wieder abgelegt wird, ist das Ziel, mit dem Thema einen Schritt weiter zu sein. Das gilt auch für die Bewirtschaftung der Mails.

 

Ich liebe es einfach und nehme seit Jahrzehnten und sehr pragmatisch Ablagefächer für meine Pendenzen und Ordner fürs Archiv. Es gibt raffinierte Systeme zur Terminierung/Wiedervorlage. Ich probiere immer erst das Simpelste, wenn es den Zweck erfüllt, fein. Wenn nicht, optimiere ich. Ziel soll immer sein, mich mehrheitlich dem Inhalt/meiner Arbeit zu widmen und nicht die Form/ein System zu perfektionieren.

Jeder ist sein eigener Benchmark und wenn es für ihn aktuell funktioniert, fein. Wenn nicht, macht es Sinn, sich Unterstützung zu holen. Viele Unternehmerinnen sind absolute Könner auf ihrem Gebiet und finden Administration total unsexy oder haben nie gelernt, sich gut zu organisieren. Oft sind es Kleinigkeiten, die im täglichen Büroalltag erstaunliche Verbesserungen bringen.

 

Nach über 10 Jahren als professioneller Aufräum- und MentalCoach arbeite ich mehrheitlich am Mindset der Menschen, denn so, wie sie eine Sache tun, tun sie auch die meisten anderen. Selbstverständlich sind auch praktische Tipps hilfreich, doch sobald sich das Gerümpel im Kopf/in den Gedanken lichtet, finden die Leute in ihrem Tempo und ganz von selbst zur Ordnung, die ihnen entspricht.

Du hast mittlerweile bestimmt ordentlich Lust zum Aufräumen bekommen. Wir auch! Deshalb habe wir etwas recherchiert,  unseren Ordnungsdrang ausgepackt und für Dich das offizielle Ofrex-Kaizen entwickelt:

Kaizen setzt sich aus den japanischen Worten “kai” (Veränderung, Wandel) und “zen” (zum Besseren) zusammen und bedeutet somit “Veränderung zum Besseren”. Die Verbesserung erfolgt in schrittweiser, punktueller Perfektion oder Optimierung. Besonders etabliert hatte sich das Prinzip in der japanischen Autoindustrie und verhalf zum Durchbruch von Toyota auf dem starken, amerikanischen Automarkt. 

Kaizen hat sich übrigens schon lange im Büro durchgesetzt und kommt regelmäßig zum Einsatz. Auch der Deutsche Effizienz-Profi Jürgen Kunz hat sich ein erfolgreiches Unternehmen um das Büro-Kaizen aufgebaut und hilft, Ordnung am Arbeitsplatz zu schaffen. Sein Motto dabei: “Wenn man Zeit zum suchen hat, so hat man auch Zeit zum aufräumen.”